本社と拠点間の受注依頼のシステム化
【課題】拠点から本社へ受注オーダー依頼をする際、オーダーに必要な情報を手ハンドで書き、その用紙を１枚１枚本社へFAXを送っていた。 手書きのため人による文字の正確さや見易さ、さらにFAXによる文字潰れなどがあり本社は結構な頻度で拠点の担当者へ電話による確認を行っていた。 拠点の担当者は接客に忙しいのですが、手を止めて本社対応をせざるを得ない状況。 また受注において集計作業、例えば現在の受注数や源泉別受注数、車種別受注数などがマンパワーにて行われていた。
【アプローチ】現状の情報を正確にかつ確実に本社へ知らせられかつ不要な電話確認の手間をなくす。そして最新の受注状況の素早い提供を目標とした。 開発は現状の依頼票の内容を参考に入力しやすいレイアウトを検討。また手書きではなくなりましたが入力ミスをできるだけ無くすためプルダウンによる選択式を多くとり入れました。 本来依頼票は担当者が書き込み店長の承認をもらい、FAXにて本社へ送り部長決済を通ってオーダーに進みます。 この流れをデジタル環境でも取り入れ、店長承認および部長決済の仕組みを組み込みました。 店長は承認を忘れないようにインジケータを用意して見落としを抑制する機能・部長も同様に決済を忘れないようにインジケータを用意し見落としを抑制するようにしました。 この様な運用支援機能も搭載しました。 もちろん様々なイレギュラーも検討しキャンセル処理、変更処理などにもエラーなく対応できるようになっています。
【結果】オーダー票システムが完成し運用が開始。始めのうちは慣れない入力作業も1か月もすると問題なく入力できるようになり、 選択式を多く取り入れた効果で1件の入力も2～3分ととてもスピーディーに行えるようになりました。 受注データの分析も簡単に行えるようになり本社の誰でもが簡単に報告業務が行えるようになりました。 また見落としがちでですが通信費と紙代金など様々な経費を減少できました。 メリットは沢山ありますが、やはり電話などの無駄な手を止める時間をなくせた事がよかったと思います。
